Même si selon le Gartner, les budgets IT vont progresser en moyenne de 2,2 % en 2016, ce qui représente la croissance la plus significative depuis 5 ans ; il n’est reste pas moins que cela reste une moyenne et que tout le monde n’est pas logé à la même enseigne. La preuve est que les budgets vont augmenter en moyenne de 4,1* avec des extrêmes allant de -20% à +200%. Qu’il s’agisse d’un contexte de revue à la baisse du budget ou d’une perspective de projets SAP verdoyante ; la renégociation de l’enveloppe budgétaire d’un responsable de CCSAP ou d’un DSI n’est pas un exercice facile. Prenons le temps ici de regarder les leviers pour innover plus sans pour autant exploser son budget SAP !
72%* du coût de possession SAP (TCO) est alloué aux opérations
Un client SAP dépense en moyenne 72%* de son budget annuel (hors amortissement éventuel) dans les opérations SAP, c’est-à-dire à maintenir en conditions opérationnelles les solutions SAP. Sont considérées comme dépenses « opérations », les postes suivants : hébergement et administration des plateformes SAP, le support niveau 1 (helpdesk), le support niveau 2 (correctif uniquement), la maintenance SAP (le support standard, entreprise support, Premium Engagement…) et l’éventuelle maintenance des logiciels inclus dans le périmètre SAP.
Ce qui est intéressant de noter est que certains clients ont réussi à contraindre ce budget à seulement 37%* laissant donc les 63% restant disponibles pour des évolutions et innovations. Regardons ensemble comment ces clients ont réussi à atteindre ce niveau d’efficience économique dans les opérations SAP.
L’automatisation des opérations, un axe d’efficience important
72%* de dépenses étant réalisées sur les opérations, l’efficience des activités dans ce domaine est un axe d’économie important. Plus de 78%* des entreprises ayant un coût d’opération inférieur à 60% de leur budget annuel ont au moins entrepris l’une des automatisations suivantes :
- Automatisation de la gestion du paysage SAP (sourcing, copie…)
- Supervision de la performance technique ou applicative
- Détection et automatisation des principales causes liées à des problèmes de performance
- Réponse automatisée des demandes utilisateurs
Le contrôle de gestion appliqué au budget SAP
Les clients les plus économes sur les opérations ont tous entrepris des chantiers de réduction ou du moins du contrôle des coûts.
La première étape est de quantifier et de qualifier l’ensemble des dépenses réalisées dans le cadre du budget, les classifier par destination de coût (Projet, Run, Amélioration continue) et par poste (Hardware, Software, Ressources). Une hiérarchie de coût peut évidemment être affinée (Support corrective, hosting…) comme catégorisée (dépense interne ou externe).
La seconde étape consiste à rechercher des puits d’économie notamment en se comparant par rapport à d’autres entreprises similaires. L’approche Benchmark permet généralement d’identifier 15%* en moyenne sur les postes les plus dispendieux. Cette analyse doit prendre en compte la notion de qualité de services et de complexité sous peine de creuser une dette technique qui se verra à la prochaine montée de version.
Un quickwin partagé par plus de 90%* des clients maîtrisant au mieux leur coût est de mettre en place un CAB (Change Advisory Board) pour maîtriser le flux d’évolutifs demandés par les utilisateurs surtout en ce qui concerne les développements spécifiques. Les développements spécifiques peuvent coûter jusqu’à 9%* du budget annuel SAP en étant seulement* utilisé à 34% en moyenne.
L’outsourcing control, ou l’art de manager ses fournisseurs IT SAP
Un client SAP peut dépenser jusqu’à 60% de son budget annuel avec des fournisseurs dont la majorité peuvent être séparés en 2 types :
- IMS (Information Management Services) pour la gestion de l’infrastructure, de l’hébergement et de l’administration des solutions SAP
- AMS (Application Management Services) pour la gestion des correctifs et évolutifs SAP
Le pilotage de ces fournisseurs est donc un sujet stratégique et hautement sensible. 92%* des clients ayant mis en place l’une des approches suivantes ont réalisé en moyenne 18%* d’économies sur ces 2 postes :
- Se doter d’un moyen de mesurer factuellement la qualité de services (temps de réponse, SLA, qualité de la documentation, qualité des développements spécifiques) pour animer en leader le comité de suivi fournisseur,
- D’inclure dans les contrats fournisseurs des clauses de pénalités basées sur des métriques factuelles et objectives,
- Disposer de plusieurs fournisseurs sur la même activité pour faire jouer la concurrence.
* statistique Performer for SAP® by Inventy (Août 2016) sur une base de 280 clients.
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